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¿Cómo preparar a los colaboradores para la nueva Factura Electrónica?

A partir del 1 de enero de 2019 la facturación electrónica en Colombia reemplazará el uso de las tradicionales facturas de papel para comprobar las transacciones de compra o venta de servicios o bienes.

De forma obligatoria las empresas deberán expedir en un medio digital las facturas, para lograrlo deberán adoptar modelos para su implementación, esto implicará que tendrán que realizar cambios tanto en sus procesos administrativos como en el uso de herramientas tecnológicas.  

Dichos cambios tendrán un impacto en la manera en la que los colaboradores realizan sus actividades. Los empleados deberán cambiar sus métodos y procesos para adaptarse a las nuevas necesidades, lo cual puede significar un verdadero reto para muchos de ellos. Es por eso que a continuación presentamos algunos pasos que las empresas pueden seguir para asegurarse de que los cambios sean bien aceptados y no bajen los niveles de productividad.

-Analizar iniciativas previas de cambio: si anteriormente la empresa ya realizó algún plan de cambio en otra área es importante analizar cuáles fueron las acciones que sirvieron y cuáles no para tenerlo como base y no cometer los mismos errores.

-Identificar a facilitadores del cambio y a quien pueda bloquearlo: es bueno detectar quiénes podrán ayudar a hacer más fácil el cambio para darles más responsabilidades, así como a quienes les costará trabajo aceptarlo para ayudarlos a hacer la transición más sencilla y se sientan parte del proceso.   

-Crear un proceso de cambio: se deben detectar aquellas áreas donde el impacto será mayor para apoyar  a los colaboradores a que tengan claro el proceso de cambio y se sientan respaldados.

-Abrir canales de comunicación efectiva: para que el proceso sea exitoso tendrá que haber comunicación entre todos los miembros del equipo, por lo que se debe asegurar que la comunicación sea efectiva.

-Proporcionar apoyo al equipo: el proceso debe convertirse en una experiencia solidaria donde todos se puedan brindar apoyo y sea un trabajo en equipo.

-Medir el éxito con base en objetivos: aunque el éxito de este proceso significaría la emisión de facturas electrónicas de manera automática para llegar a ello primero habrá que implementar pasos previos, los cuales se pueden convertir en objetivos específicos y con ello ir midiendo el éxito del cambio.

Cambiar modelos de trabajo que ya tenían muchos años arraigados no es nada sencillo pero tampoco imposible si se realiza con una estrategia previa y con el apoyo necesario para los empleados, así como una comunicación efectiva para toda la organización.

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